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中南林业科技大学本科教学档案管理办法

发表时间:2017-11-27 浏览次数:

第一章   

第一条  为进一步规范本科教学档案管理工作,保证档案管理工作的层次性和科学性,充分发挥其在本科教学各项工作中的作用,更好地为学校的发展服务,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等相关法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本科教学档案管理工作是本科教学工作的重要组成部分,应纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任,作为考核本科教学质量和管理水平的依据之一。

第二章  档案管理

第三条  本科教学档案实行分类归口保管。凡需永久或长期保管的教学档案由学校档案馆保管;需短期保管的档案由档案生成单位保管。

第四条  负有教学档案保管责任的单位,应明确分管负责人,配备相应专(兼)职教学档案保管人员,统一保管本单位的教学档案。

第五条  负有教学档案保管责任的单位,要建立教学档案保管、使用制度,保证档案资料的完整、准确、系统和安全,方便查阅和利用。未经批准,任何单位或个人不得擅自转借、复印、拆卷、涂改、批注、增删、抽页、剪裁和污损档案资料。

第六条  对需移交档案馆的档案材料,各档案生成部门应做好备份,原件交档案馆,自留复制件或扫描件。

第七条  各档案生成部门自存本科教学档案的销毁必须符合档案保管期限的要求,达到保管期限后经档案保管单位负责人鉴定核准后方可销毁。销毁的教学档案要登记造册,造册表须永久保存。

第三章  范围和期限

第八条  凡在本科教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料等均属本科教学档案。

第九条  本科教学档案的范围

(一)上级主管部门及学校制定的有关本科教学建设和改革的重大决策、决议、规章制度等文件。

(二)体现学校社会地位、声誉的有关本科教学活动成果的文件或实物,如获奖证书、奖状等。

(三)学校向上级主管部门递交的有关本科教学的重要请示、申报材料和工作报告等相关材料。

(四)用于认定学生学籍、学业情况的重要文档,如学籍异动文件、试卷、实验报告、实习报告、毕业设计(论文)、成绩单等。

(五)反映教师从事教学工作经历、业绩水平的重要资料,如课表、获奖文件、工作量核算表等。

(六)按照学校档案要求须留存的其他教学工作文档。

第十条  本科教学档案保存期限从建档时间开始计算,按其保存价值分为永久保存、30年保存、短期保存。永久保存要求无限期地保存下去,短期保存一般保存15年以下。确定保存期的一般原则为:

(一)具有长远利用价值和史料研究价值的教学档案,应永久保存。

(二)在一定时期内具有利用价值的教学档案,应按30年保存。

(三)在现阶段内具有利用价值的教学档案,可作短期保存。

(四)介于两种保存期限之间的,其保存期限一律从长。

第四章  归档流程

第十一条  形成与积累

(一)负有档案保管责任的单位,应在新学期开始后,由专(兼)职档案管理人员按附表目录集存材料,按照档案管理要求进行整理、归档。

(二)归档的材料应齐全完好、字迹工整、格式统一,手续完备。

第十二条  整理组卷

根据材料的形成规律,按照保持其有机联系和便于查阅的原则进行组卷。归档可以按照分年度、分项目、分期限等原则分别立卷。

第十三条  归档验收

(一)做好本单位归档材料的记录,详细说明存档材料的名称、去向、存放地点、办理存档的时间。

(二)移交档案时交接双方应当面检查验收,检查材料是否完整齐全,排列、书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。

(三)由档案馆保管的材料,要求纸质材料与电子文件同步移交。

第十四条  档案录入

(一)交由档案馆保管的材料,按照档案馆的相关规定进行。

(二)由档案生成单位保管的材料,按照学校教学管理文件的相关规定进行。

第五章   

第十五条  本办法由教务处会同档案馆负责解释。

第十六条  本办法20171026日经校长办公会审定通过,自发文公布之日起施行,原《中南林业科技大学教学档案管理规定》(中南林发〔201129号)同时废止。

 


附表

中南林业科技大学本科教学档案归档范围和保管期限表

类别

类目名称

归档单位

保管

期限

综合类

上级下达的有关教学工作的文件材料(普发文件)

档案馆

30

上级下达的有关教学工作的文件材料(针对本校的文件)

档案馆

永久

教学改革、培养计划、学制等方面的指示、规定、办法

档案馆

永久

学校教学规划、实施计划,有关教学的规章制度、会议记录、报告、简报、总结

档案馆

永久

本专科联合办学合同、协议

档案馆

永久

学校与社会企事业单位签订的与本科教学相关的招标文书、合同、协议、意向书等文件

档案馆

永久

记录教务处主要职能活动和重要工作成果的材料

档案馆

永久

本科教学工作相关荣誉性奖状、证书、奖牌、奖杯及其照片

档案馆

永久

各类教学工作统计报表

档案馆

30

校领导有关本科教学工作的批示

档案馆

30

学校教学检查、评估和各级教学评奖材料

档案馆

30

其他有保存价值的与本科教学相关的材料、实物和声像资料

档案馆

30

教学

建设

本科教学学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料(校级项目自存,省级以上交档案馆;按项目装订成册,带封面、目录)

档案馆

永久

本科教学重点学科、专业、实验室建设材料

档案馆

永久

本科教学工程立项项目的申报、验收材料(校级项目自存,省级以上交档案馆;按项目装订成册,带封面、目录)

档案馆

永久

本科教学改革成果申报、鉴定、获奖材料(校级项目自存,省级以上交档案馆;按项目装订成册,带封面、目录)

档案馆

永久

本科教学建设项目的申报、批准、验收、检查等相关工作文件、材料(校级项目自存,省级以上交档案馆;按项目装订成册,带封面、目录)

档案馆

永久

上级有关本科教学学科、专业设置及实验室建设的文件材料

档案馆

30

教学

运行

本科各专业培养方案、教学计划

档案馆

永久

教学事故认定及处理相关材料

档案馆

永久

学科竞赛、教学竞赛等相关材料

档案馆

永久

教学成果奖评奖材料及结果

档案馆

永久

本科各课程教学大纲

教务处

10

交流交换成绩单和学分转换表

教务处

10

培养计划内课程调整审核表

教务处

10

教学进程表、教学任务书、教材计划表、课表

教务处

10

实验教学计划表、实验课表

教务处

10

教学日历

教务处

10

教务处牵头的各类教学检查、评估及报告材料

教务处

10

教学质量监控与评价材料

教务处

10

学院本科教学会议、教研室活动记录

学院

10

课程成绩登记表、班级成绩汇总表

学院

10

教学、实习、实践的相关计划、总结及有关材料

学院

10

课程设计、毕业设计(论文)相关各类资料

学院

7

课程考试试卷袋(含:学生答卷、空白试卷、标准答案、评分标准、分析表、考场登记表等)

学院

7

课程考核中需要保留的原始材料,如:考核评分标准、图纸、软件、作品等

学院

7

教材

正式出版的本校教师自编和主编教材及教学研究专著与翻译教材、教学参考书

档案馆

永久

教材申报、立项材料、批准文件及出版合同

档案馆

30

各学院各专业使用教材目录

档案馆

30

其他有保存价值的自编参考资料

学院

10

招生

新生录取材料及新生名单

档案馆

永久

新生保留、取消入学资格名单及有关材料

档案馆

永久

上级有关招生工作的文件材料

档案馆

30

招生计划、规定、生源计划、重要报告及批复

档案馆

30

委培、代培、自费生计划、合同及名单

档案馆

30

招生宣传、招生工作总结

档案馆

30

学籍

管理

新生入学登记表

档案馆

永久

学生学籍卡片

档案馆

永久

在校学生名册、学生成绩总册(按班装订成册,带封面、目录)

档案馆

永久

学生学籍变更材料

档案馆

永久

学生奖励、处分材料

档案馆

永久

学历、学位、毕业生

学位委员会授予各层次学位名册,毕业、结业学生名册

档案馆

永久

本科生毕(结)业证书、学位证书(含双学位)、辅修证书发放名册

档案馆

永久

学生图像信息采集照片电子版

档案馆

永久

校级本科生优秀毕业设计(论文)汇编(按年装订成册,带封面、目录)

档案馆

30